如何设置费用类型
要进行费用跟踪管理,第一步要做的是设置公司允许报销的各种费用类型 (Odoo将各种费用类型按产品来管理) 。 在 设置 菜单,当为费用指定了可以报销后, 为其设置一个成本价格(一般是可允许报销价格)。 否则将其设置为0, 员工可以在报销时为其指定价格.
![](../_images/expense_product.png)
这里是一些例子
餐费:
费用:0.00 (每张收据的金额都将被记录)
自驾车出差:
费用: 0.30 (记录每公里可报销费用)
酒店住宿
费用:0.00 (每张收据的金额都将被记录)
其它
费用:0.0
记得要在每项费用类型中设置好涉及到的税(如果你使用Odoo会计,必须同时 设置好相应的会计科目). 较常见的方式是使用设置 Tax Included in Price (参考: 如何设置含税价). 这样子员工就可以报销时直接输入 含税价格,这种是最常见的情况。
小技巧
销售 模块可以让你设置报销费用类型的单位 (unit of measures), (如:件,公里,间夜等). 可以在
中勾选中 * 某些产品可以使用不同的计量单位进行销售或采购(高级)*.如何记录费用
手工填写
作为一名公司员工 (员工须有系统登录权限), 你可以记录你的费用并进行报销, 通过
.![](../_images/expense_submit_01.png)
选择相关的费用类型(产品),并填入你为其支出的单价 (默认数量=1) 以及相关的数量 (如:酒店间夜).
输入费用产生日期
选择付款人,如需报销则选择员工支付;如果无须报销即公司已直接支付 (如:使用公司信用卡付的款)则选择公司支付
设置支付备注及会计科目等。如果有必要,可以将照片或者扫描件附上, 这将有利于领导或者会计人员快速审核.
![](../_images/expense_submit_02.png)
邮件一键快速报销
允许员工通过Email记录其费用支出。允许将收据发邮件或者直接转发收据邮件, 即可报销!
只需进行简单的邮件别名设置,通过
(如: expenses*@odooai.cn). 为安全起见,只有被验证的邮箱地址才可进行此操作, (在员工详细信息Form中的 *工作邮箱 进行设置.小技巧
费用类型将被自动填入,如果邮件标题包含费用类型(即产品)的内部参考代码,(如:[Food])). 在邮件标题中输入费用总额也可以自动填入报销单.
如何提交报销单给上级领导审批
当你准备好所有单据可进行报销时 (如:出差结束,或者月末) 进入菜单
. 选中所有的费用 点击 . 保存生成的报销单, 即可等待主管经理审批.![](../_images/expense_submit_03.png)
同时你也可以一单单的提交,直接点击费用表单中的 提交给经理 即可.
所有已提交的费用,都可以在菜单
中查看.如何审批费用报销
人力资源专员和主管经理可以查看并审批所有费用报销单. 通过进入
. 必须拥有 费用 模块的 主管 权限才可审批报销.![](../_images/expense_approval_01.png)
拥有权限后,即可查看、审批或者拒绝,或者通过沟通工具提供反馈.
![](../_images/expense_approval_02.png)
作为一个团队领导人,你可以快速查看团队成员的费用报销, 前提是,在团队成员的信息表单中,设置自己为成员的上司.
![](../_images/expense_approval_03.png)
如何在会计模块中提交
一旦经理审核了费用报销单,会计部门即可在 菜单
去核查相关报销明细,会计可以点击 分录会记凭证 ,即可生成相应的会计凭证。 要进行此操作,用户须拥有权限:会计: 会计与顾问
费用: 经理
注解
要提交报销, 员工必须设置好 家庭地址 . 如果你看到此提示, 点击相关提示信息,选择该员工,在 个人信息 栏进行选择或新建员工联系人如果该用户也在使用Odoo,则你在地址本进行该操作,亦可自动生成该联系人信息.
如何支付报销费用给员工
您可以查看所有需要报销的费用,在菜单
. 可在此记录你的付款操作。 点击 [UNKNOWN NODE problematic]登记付款,即可记录是通过现金还是银行支付.了解如何在Odoo中快速管理支付
如何为客户重新填开收据
如果需要跟踪客户项目的费用,你可以设置自动向客户收费.
设置
安装 销售 模块(如果仍未安装)
点击菜单
和 安装辅助核算项 Analytic Accounting* (推荐功能).点击菜单
,为每一种费用类型(即产品) 设置其重新开票方式:基于成本:将基于实际支出开具收据
基于销售价格: 将基于预定义的费用固定价格开具收据.
![](../_images/expense_invoicing_01.png)
创建一个订单
作为一个销售人员,创建并确定一个服务类型产品的销售订单, 并发送给客户. 不要在订单中填写任何费用. 当会计人员完成审核后,相关费用将自动计入 该服务项目.
将此服务项目订单与相关辅助核算项关联(可以实时创建).
![](../_images/expense_invoicing_02.png)
小技巧
如果你需要在客户项目中跟踪 工时, Odoo 可以在订单确认时自动创建一个辅助结算项。 这个功能很实用,如果员工必须在特定的项目中记录工时. 要实现本功能,打开你订单中的服务产品,并确定在 跟踪服务 栏中 项目工时单 被勾选确认.
提交,检验与生成费用报销单
作为一个经理,要确认辅助结算项在审核每一个报销明细行中设定正确。如果有未设定辅助结算项的报销明细,点击该行并进行补充, 当员工提交报销费用单时,即可选择.
![](../_images/expense_invoicing_03.png)
作为一个会计,要生成凭证
费用的收据
做完上述工作,即可为该订单开具收据了。 击菜单
. 相关费用将自动加入到订单行中, 费用会用蓝色显示.![](../_images/expense_invoicing_04.png)