Facturación Electrónica para Colombia
Introducción
La Facturación Electrónica para Colombia está disponible en Odoo V12 y requiere los siguientes Módulos:
- l11n_co:** Contiene los datos básicos para manejar el
módulo de contabilidad, incluyendo la configuración por defecto de los siguientes puntos:
a. Plan Contableb. Impuestosc. Retencionesd. Tipos de Documentos de Identificación
- l10n_co_edi: Este módulo incluye todos los campos
- adicionales que son requeridos para la Integración entre Carvajal T&S y la generación de la Factura Electrónica, basado en los requisitos legales de la DIAN.
Flujo General
Configuración
1. Instalación de los módulos de Localización Colombiana
Para esto ve a las aplicaciones y busca “Colombia”, luego da click en Instalar a los primeros dos módulos:
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2. Configuración de las credenciales del Servicio Web de Carvajal T&S
Una vez que el ambiente de producción está listo en Odoo y en Carvajal T&S el ambiente de pruebas debe ser deshabilitado para poder enviar la información al ambiente de producción de Carvajal, para el cual es utilizada la siguiente URL: Cenfinanciero,
3. Configuración de Información para PDF
4. Configuración de los Datos Principales Requeridos en el XML
4.1 Contacto (Tercero)
4.1.1 Identificación
Como parte de la Localización Colombiana, los tipos de documentos definidos por la DIAN ahora están disponibles en el formulario de Contactos, por lo cual ya es posible asignarles su número de identificación asociado al tipo de documento correspondiente.
Nota: Cuando el tipo de documento es RUT la identificación necesita ser ingresada en Odoo incluyendo el Dígito de Verificación. Odoo separará este número cuando la información sea enviada a los proveedores terceros.
4.1.2 Estructura Fiscal (RUT)
Los Códigos de tipo de Obligación aplicables a los terceros (sección 53 en el documento de RUT), son incluidos como parte del módulo de Facturación Electrónica, dado que es información requerida por la DIAN.
Estos campos se encuentran en Contactos –> Pestaña de Ventas y Compras –> Información Fiscal
Adicionalmente dos últimos campos fueron agregados para especificar el régimen fiscal del contacto. Cabe aclarar que para envío de Factura electrónica de Carvajal, únicamente se hace distinción de entre Grandes Contribuyentes y Régimen simplificado, por lo se muestran solo estas dos opciones.
4.2 Impuestos
Los impuestos para Retenciones (ICA, IVA y Fuente) también están incluidos en las opciones para configurar tus impuestos, esta configuración es considerada para desplegar correctamente los impuestos en la representación gráfica de la Factura. (PDF)
4.3 Diarios
Una vez que la DIAN ha asignado la secuencia y prefijo oficiales para la resolución de la Facturación Electrónica, los Diarios de Ventas relacionados con tus documentos de facturación necesitan ser actualizados en Odoo.
La secuencia es configurada usando el modo de desarrollador en la siguiente ruta:
Contabilidad –> Configuración –> Diarios –> Liga de Secuencia
Una vez que la secuencia es abierta, los campos de Prefijo y Siguiente Número deben ser configurados y sincronizados con el CEN Financiero.
4.4 Usuarios
La plantilla por defecto que es usada por Odoo en la representación gráfica incluye el nombre del Vendedor, así que estos campos deben ser considerados:
Uso y Pruebas
Facturas
Una vez que toda la información principal y las credenciales han sido configuradas, es posible empezar a probar el flujo de la Facturación Electrónica siguiendo las instrucciones que se detallan a continuación:
1. Invoice Creation
El flujo de trabajo funcional que lleva lugar antes de la validación de una factura continua siendo igual con Facturación Electrónica, independientemente de si es creada desde una Orden de Venta o si es creado manualmente.
Los cambios principales que son introducidos con la Facturación Electrónica son los siguientes:
Hay tres tipos de documentos
- Factura electrónica. Este es el documento normal y aplica
- para Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito.
- Factura de Importación. Debe ser seleccionada para
- transacciones de importación.
- Factura de Contingencia. Esta es un caso excepcional y es
- utilizada como un respaldo manual en caso que la compañía no pueda usar el ERP y hay necesidad de crear la factura manualmente. Al ingresar esta factura en el ERP, se debe seleccionar este tipo.
1. Invoice Validation
Después que la factura fue validada, un archivo XML es creado y enviado automáticamente al proveedor de la factura electrónica. Este archivo es desplegado en el historial.
Un campo adicional es ahora desplegado en la pestaña de “Otra Información” con el nombre del archivo XML. Adicionalmente hay un segundo campo adicional que es desplegado con el estatus de la Factura Electrónica, con el valor inicial En Proceso.
1. Recepción del XML y PDF Legal
- El XML Legal y el PDF son incluidos en un archivo ZIP y desplegados
- en el historial de la Factura.
- El estatus de la Factura Electrónica es cambiado a “Aceptado”.
Nota: En caso que el PDF y el XML sean requeridos inmediatamente, es posible mandar manualmente la petición del estatus usando el siguiente botón:
1. Errores Frecuentes
Durante la validación del XML los errores más comunes usualmente están relacionados con información principal faltante. En estos casos, los detalles del error son recuperados en la petición de actualización y desplegados en el historial.
Si la información principal es corregida, es posible re procesar el XML con la nueva información y mandar la versión actualizada usando el siguiente botón:
Casos de Uso adicionales
El proceso para las Notas de Crédito y Débito (Proveedores) es exactamente el mismo que en las Facturas. Su flujo de trabajo funcional se mantiene igual.