The Purchase application allows you to manage your purchase orders, incoming products, and vendor bills all seamlessly in one place.
如果你要设置供应商订单控制流程, 首先你要在Odoo里有采购数据.知道什么被采购和收到货是理解你的采购管理流程的第一步。
odoo标准工作流程 :
- 从发送一个 申购单 (RFQ)给你的供应商(们)开始。
- 一旦供应商接受这询价单, 确认这询价单为 采购订单(PO) 。
- 确认采购当生成一个 新进货物 如果你采购的是库存产品。
- 一旦当你从你的供应商处收到一个 供应商账单 , 和前一步收到的货物做一个验证来确保准确性。
这个过程也许在同一家公司由三个人做, 也可能只是一个人。
配置
安装采购和库存应用
从**应用程序**，搜索**采购**模块，并安装。由于一定的关联关系，安装采购模块将自动安装**库存**和**会计**应用程序。
创建产品
产品创建是采购必不可少的部分。购买下有产品的子菜单，点击创建。
当创建产品时, 注意 产品类型 字段, 这很重要 :
- Products that are set as Stockable or Consumable will allow you to keep track of their inventory levels. These options imply stock management and will allow for receiving these kinds of products.
- 相反，被设置为**服务或数字产品**的产品不用于库存管理，简单地说是没有库存需要管理。这一类的产品无法接收。
小技巧
建议生成一个 杂项 产品对于那些不是经常采购的并且不需要库存评估和管理的产品。如果你创建类似产品, 建议设置产品类型为 服务 .
管理你的供应商账单
采购产品或服务
从采购程序, 你可以创建你需要的产品的采购单。如果供应商发给你一个确认或报价。你可以在 供应商参考 字段填写订单参考编号。这可以使你方便地和稍后的供应商订单匹配(因为供应商账单可能会包含供应商参考内容)
确认采购订单，并从库存应用程序下接收产品。
接收产品
如果你采购了你管理库存的可库存产品, 在采购单被确认后你需要从 库存 中接收产品。在 库存 仪表盘, 你可以看到一个按钮直接链接你到产品的转移, 这个按钮在以下红色处概述 :
按这个路线的引导会带你到所有等待接收的订单清单。
如果你有许多待确定的订单, 使用上面右边的搜索栏的过滤功能。你可以基于 供应商 (或 合作伙伴 ), 产品, 源文档, 或采购单参照来过滤。你也在 分组 中可以按不同的标准来对订单分组。从这个清单中选择一个项目会打开如下界面, 然后你可以收取你的产品了。
采购 服务 类型的产品不会触发收货单。
管理供应商账单
当你收到一个以前采购的 供应商账单 , 确认记录在 采购 程序下的的 控制菜单 中, 你需要创建一个新的供应商账单即使你已经注册了一个采购订单。
在你创建 供应商 订单前, 首先需要选择正确的 供应商 , 这将带出相关的财务或价格表信息。从这里, 你可以选择指定一个或多个采购单来填充采购供应商账单。当你从清单中选择一个采购单, Odoo会带出所有关联到采购单的没有开发票的产品并自动填补下列信息。如果你很难找到正确的供应商账单, 你可以通过搜索供应商参考号或者你的内部采购单号。
当发票是草稿状态时, 你可以做任何更改(比如移走或添加产品行, 更改数量, 更改价格)
注解
你的供应商也许会为同一个采购订单寄送多个账单如果：
- 你的供应商有欠单并且当他们发货时寄给你账单。
- 你的供应商寄给你部分账单，或要求押金。
每次你录入一个新的采购账单, Odoo会自动弹出基于从供应商处收到的产品数量。如果数量是零, 意味着你没有收到产品并简单提供一个提醒, 也许需要进一步查询。在这时, 在确认供应商账单前, 可以修改数量。
供应商账单匹配
如果供应商的账单和你收到的产品不符, 怎么办
如果你收到的账单和Odoo自动填写的数量不符, 也许是由以下原因引起的 :
- 没有订购的产品/或服务需要支付, 供应商账单错误。
- 可基于订单或收到数量开票。所以, 供应商可对客户还没有收到的产品进行发票,
- 或者供应商没有将你之前订购的产品开票。
在这些例子中, 建议你验证账单和其他与此供应商有关的采购是准确的, 并且知道哪些是你订购的, 哪些是你已经收到的。
如果你不能找到和供应商账单关联的定购单, 也许是由以下原因之一造成的 :
- 供应商已为这个采购单开了票, 因此它不会在选项内出现。
- 公司的某位员工忘了给这个供应商记录采购订单。
- 或者供应商要你支付没有定购的东西。
产品数量如何管理
一般, 服务是基于订单数量管理, 而库存商品和消耗品都是基于到货数量管理。
如果你基于订购数量而不是收到数量来管理产品, 需要加入群 采购经理 . 管理员需要在此设置 . 。一旦你在这个群后, 选择你要更改的产品(s), 你可以看到一个名为 控制采购订单 的新字段。
然后你可以更改默认管理方法基于 :
- 订购数量
- 或收到数量
批量账单
创建一个供应商账单并选择了相应的采购单, 你可以继续选择添加采购单, Odoo会添加来自于采购单的新的行。如果你没有删除先前的项目行, 账单会关联到所有相应的采购单。